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Política de privacidade e proteção

PORTARIA n. 28/2021

Institui a Política de Privacidade e de Proteção de Dados Pessoais do Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP

SÉRGIO JACOMINO, Oficial do Quinto Registro de Imóveis de São Paulo, no uso de suas atribuições legais,

RESOLVE:

Art. 1º. Instituir a Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais - PPPDP do Quinto Oficial de Registro de Imóveis de São Paulo.


SEÇÃO I

Introdução

§1º. A presente Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais materializa o desiderato do Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP de prestigiar o respeito à proteção de dados pessoais, em consonância com a legislação e normas respectivas:

§2º. Por igual, esta Política visa a alinhar o Quinto Registro de Imóveis de SP com norteadores providos pelo Conselho Nacional de Justiça e Corregedoria Geral de Justiça de São Paulo, com o propósito de integração da disciplina do assunto no âmbito das serventias extrajudiciais.

§3º. Esta Política será administrada pelo Encarregado, responsável designado pelo Oficial.


SEÇÃO II

Escopo

Art.2º. Esta Política regula a proteção de dados pessoais em todas as operações de tratamento realizadas pelo Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP, a que se referem ao art. 236 da Constituição Federal, a Lei 6.015/1973 e a Lei 8.935/1994 e nas suas atividades administrativas. Suas disposições regulam o relacionamento do Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP com os usuários de seus serviços e com prepostos, fornecedores e quaisquer terceiros.

§1º. As disposições desta Política se referem a dados pessoais contidos em qualquer suporte, seja eletrônico ou não.


SEÇÃO III

Do objetivo

Art. 3º. O objetivo desta Política é de definir e divulgar as regras de tratamento de dados pessoais pelo Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP, em consonância com a legislação aplicável e com os regulamentos e orientações do Conselho Nacional de Justiça, da Corregedoria Geral de Justiça de São Paulo, do Conselho Nacional de Proteção de Dados Pessoais e de demais autoridades competentes.

§1º. Esta Política provê diretrizes para a atuação do Encarregado designado pelo Oficial do Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP.


SEÇÃO IV

Dos Termos e Definições

Art. 4º. Os termos, expressões e definições utilizados nesta Política serão aqueles conceituados na LGPD, principalmente descritos em seu art. 5º, e no Prov. CG n. 23/2020.


SEÇÃO V

Dos Princípios

Art. 5º. A aplicação desta Política será pautada pelo dever de boa-fé e pela observância dos princípios previstos no art. 6º da LGPD, a saber: finalidade, adequação, necessidade, livre acesso, qualidade dos dados, transparência, segurança, prevenção, não discriminação e responsabilização e prestação de contas.
 

SEÇÃO VI

Do Tratamento de Dados Pessoais

Art. 6º. O tratamento de dados pessoais destinado à prática dos atos inerentes ao exercício dos respectivos ofícios será promovido de forma a atender à finalidade da prestação do serviço, na persecução do interesse público, e com os objetivos de executar as competências e atribuições legais e normativas dos serviços públicos delegados.

Art. 7º. Em atendimento às suas obrigações legais e normativas, o Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP poderá, no estrito limite de suas atividades registrais, tratar dados pessoais com dispensa de obtenção de consentimento pelos respectivos titulares, com base no inciso II do Art. 7º da LGPD, no Art. 236 da Constituição Federal, Lei 6.015/1973 e Lei 8.935/1994.  Eventuais atividades que transcendam o escopo da função estarão sujeitas à obtenção de consentimento dos interessados.

§1º. De acordo com as NSCGJSP, consideram-se inerentes ao exercício dos ofícios os atos praticados nos livros mantidos por força de previsão nas legislações específicas, incluídos os atos de inscrição, transcrição, registro, averbação, anotação, as comunicações para unidades distintas, visando as anotações nos livros e atos nelas mantidos; os atos praticados para a escrituração de livros previstos em normas administrativas; as informações e certidões; os atos de comunicação e informação para órgãos públicos e para centrais de serviços eletrônicos compartilhados que decorrerem de previsão legal ou normativa.

Art. 8º. Os dados pessoais tratados pelo Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP são:

I. Protegidos por procedimentos internos, com trilhas de auditoria para registrar autorizações, utilização, impactos e violações;

II. Mantidos disponíveis, adequados e pertinentes por tempo indeterminado, visando garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, em atendimento ao art. 1º da Lei 8.935/1994 e da Lei 6.015/1973[1];

III. Compartilhados somente para o exercício das funções registrais, para envio de comunicações obrigatórias aos órgãos públicos e privados, conforme estabelecido pela legislação.

SEÇÃO VII

Dos Agentes de Tratamento de Dados Pessoais

Art. 9º. O titular responsável pela delegação do Quinto Registro de Imóveis de SP é o Controlador dos dados pessoais por ele tratados, nos termos das suas competências legais e institucionais [2], e no emprego de boas práticas de governança e de segurança.

Art. 10. O Encarregado pelo tratamento de dados pessoais será preposto designado por Portaria interna específica[3] e atenderá a quaisquer contatos, nos termos da lei, pelo endereço eletrônico lgpdquintori@gmail.com.

Art. 11. São operadores todos os prepostos (auxiliares e escreventes), e prestadores terceirizados de serviços técnicos, contratados pelo Quinto Registro de Imóveis de SP[4]. Os operadores deverão aderir a esta Política, além de cumprir os deveres legais e contratuais respectivos, dentre os quais se incluirão, mas não se limitarão aos seguintes:

I. Apresentar evidências e garantias suficientes de que aplica adequado conjunto de medidas técnicas e administrativas de segurança, para a proteção dos dados pessoais, segundo a legislação, os instrumentos contratuais e de compromissos;

II. Manter os registros de tratamento de dados pessoais que realizar, com condições de rastreabilidade e de prova eletrônica a qualquer tempo;

III. Seguir fielmente as diretrizes e instruções transmitidas pelo Encarregado e pelo Controlador;

IV. Facultar acesso a dados pessoais somente para o pessoal autorizado que tenha estrita necessidade respectiva e que tenha assumido compromisso formal de preservar a confidencialidade e segurança de tais dados, devendo tal compromisso estar disponível em caráter permanente para exibição ao Encarregado e Controlador, mediante solicitação;

V. Permitir a realização de auditorias, incluindo inspeções do Encarregado, do Controlador, e/ou de auditor independente por eles autorizado, e disponibilizar toda a informação necessária para demonstrar o cumprimento das obrigações estabelecidas;

VI. Comunicar formalmente e de imediato ao Encarregado e ao Controlador a ocorrência de qualquer risco, ameaça ou incidente de segurança que possa acarretar comprometimento ou dano potencial ou efetivo a Titular de dados pessoais, evitando atrasos por conta de verificações ou inspeções;

VII. Descartar de forma irrecuperável, ou devolver para o Encarregado e Controlador todos os dados pessoais e as cópias existentes, após a satisfação da finalidade respectiva ou o encerramento do tratamento por decurso de prazo ou por extinção de vínculo legal ou contratual.

Art. 12. O Oficial do Quinto Registro de Imóveis de SP poderá padronizar modelos de comunicação para utilização pelo Encarregado no atendimento de solicitações ou dúvidas de Titulares de dados pessoais, e demais procedimentos organizacionais, visando a assegurar a celeridade necessária para cumprimento de prazos legais de atendimentos.


SEÇÃO VIII

Dos Direitos do Titular

Art. 13. O Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP zela para que o Titular do dado pessoal possa usufruir dos direitos assegurados pelos artigos 18 e 19 da LGPD, aos quais a presente Política se reporta, por remissão. O tratamento de dados pessoais na serventia é realizado de forma transparente, lícita e justa, mantendo o registro das atividades, conforme determinação da LGPD (artigos 7º, 8º 11 e 14).

§1º. Os titulares dos dados têm o direito de acesso aos seus dados pessoais, conforme Art. 20 da LGPD, ressalvado o disposto no artigo 16 da LRP[5].

§2º. Para que os titulares dos dados pessoais exerçam seus direitos, devem entrar em contato com o encarregado de Proteção de Dados pelo endereço eletrônico lgpdquintori@gmail.com.

§3º. O encarregado responderá à solicitação dos titulares dos dados em até 15 (quinze) dias por e-mail.


SEÇÃO IX

Da Emissão de Certidões e Informações e do Compartilhamento de Dados Pessoais

Art. 14 A publicidade dos atos registrados é própria da natureza dos serviços prestados pela serventia[6]. Qualquer pessoa pode requerer certidão do registro sem informar ao oficial ou ao funcionário o motivo ou interesse do pedido[7],exceto quando tratar-se de: 1) requisição de certidões e/ou informações em bloco (ou agrupadas), 2) segundo critérios não usuais de pesquisa ou, ainda, 3) restritas aos indicadores e índices envolvendo titulares de dados pessoais. Em tais casos, será exigido o fornecimento, por escrito, da identificação do solicitante e da finalidade da solicitação[8].

§1º. Serão negadas, por meio de nota fundamentada, as solicitações de certidões e informações formuladas em bloco, relativas a registros e atos notariais relativos ao mesmo titular de dados pessoais ou a titulares distintos, quando as circunstâncias da solicitação indicarem a finalidade de tratamento de dados pessoais, pelo solicitante ou outrem, de forma contrária aos objetivos, fundamentos e princípios da LGPD[9].

Art. 15. Em decorrência de previsão legal e normativa, os dados pessoais são compartilhados a determinados órgãos públicos[10], ao ONR – Operador Nacional do Registro[11] e às Centrais de Serviços Eletrônicos Compartilhados[12], respeitados os direitos à privacidade, à proteção dos dados pessoais e ao sigilo das comunicações[13].

Art. 16 As informações que coletamos ou armazenamos não serão processadas e transferidas para outros países.


SEÇÃO X

Das Boas Práticas de Segurança da Informação

Art. 17. O Quinto Registro de Imóveis de SP dispõe de uma Política de Segurança da Informação, em conformidade com o Provimento CNJ n.74/2018, que especifica e determina a adoção de um conjunto de medidas técnicas e administrativas de segurança para a proteção de dados pessoais contra acessos não autorizados e situações acidentais ou incidentes culposos ou dolosos de destruição, perda, adulteração, compartilhamento indevido ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Parágrafo único. Embora esta serventia recorra à organização interna e à assessoria externa que seguem padrões e critérios nacionais e internacionais geralmente aceitos, tal precaução não implica em garantia contra a possibilidade de incidentes de segurança ou de violação da proteção de dados pessoais, haja vista, sobretudo, a contínua diversificação dos riscos cibernéticos.

Art. 18 O Quinto Registro de Imóveis de SP adota boas práticas e governança capazes de inspirar comportamentos adequados e de mitigar os riscos de comprometimento de dados pessoais.

Parágrafo único. As boas práticas adotadas de proteção de dados pessoais e a governança implantada deverão ser objeto de campanhas informativas na esfera interna do Quinto Registro de Imóveis de SP e em seu sítio eletrônico, visando a disseminar cultura protetiva, com conscientização e sensibilização dos interessados.

Art. 19. O Encarregado deverá manter a administração do Quinto Registro de Imóveis de SP a par de aspectos e fatos significativos e de interesse para conhecimento pelas instâncias respectivas.

Art. 20. A Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais deve ser revista em intervalos planejados não superiores a 12 (doze) meses, a partir da data de sua publicação, ou ante a ocorrência de algumas das seguintes condições:

I. Edição ou alteração de leis e/ou regulamentos relevantes;

II. Alteração de diretrizes estratégicas pelo Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP;

III. Expiração da data de validade do documento, se aplicável;

IV. Mudanças significativas de tecnologia na organização da serventia;

V. Análises de risco em Relatório de Impacto de Proteção de Dados Pessoais que indique a necessidade de modificação no documento para readequação da organização visando a prevenir ou mitigar riscos relevantes.

Art. 21. O processo de análise para determinar a adequação, suficiência e eficácia dos documentos da Política de Proteção de Dados Pessoais deve ser formalizado com o registro de diagnósticos e sugestões e das aprovações respectivas.

Art. 22. Independentemente da revisão ou atualização desta Política de Privacidade e Proteção de Dados Pessoais, deverá ser elaborado no mínimo anualmente um Relatório de Impacto de Proteção de Dados Pessoais, identificando vulnerabilidades e respectivos Planos de Ação.


SEÇÃO XI

Da Fiscalização

Art. 23. O Encarregado, deverá definir, ad referendum da administração do Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP, os procedimentos e mecanismos de fiscalização do cumprimento desta Política.

Art. 24. O Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP cooperará com fiscalizações promovidas pelos órgãos fiscalizadores.

Parágrafo único. A inobservância da presente Política de Proteção de Dados Pessoais acarretará a apuração das responsabilidades internas e externas previstas nas normas internas do Quinto Oficial de Registro de Imóveis de SP e na legislação em vigor, podendo haver responsabilização penal, civil e administrativa.


SEÇÃO XII

Da Proteção de Dados Pessoais dos Prepostos, Fornecedores e Terceiros Contratados

Art. 25. A proteção de dados pessoais de prepostos (auxiliares e escreventes), bem como fornecedores e terceiros contratados, deverá observar as condições determinadas pelo Conselho Nacional de Justiça, pela Corregedoria Geral de Justiça de SP, pelo Conselho Nacional de Proteção de Dados Pessoais e pela Autoridade Nacional de Proteção de Dados, na forma da legislação e regulamentação vigentes.

Art. 26. Esta Portaria entra em vigor nesta data.

São Paulo, 25 de fevereiro de 2021.


SÉRGIO JACOMINO

Oficial do Quinto Registro de Imóveis de SP
 

[1] Art. 1º da Lei 8.935/1994 - Serviços notariais e de registro são os de organização técnica e administrativa destinados a garantir a publicidade, autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos.
Art. 1º da Lei 6.015/1973 - Os serviços concernentes aos Registros Públicos, estabelecidos pela legislação civil para autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos, ficam sujeitos ao regime estabelecido nesta Lei. 
[2] Item 129, Seção VIII, Cap. XIII, Tomo II, das NSCGJSP, incluído pelo Prov. CG 23/2020.

[3] Item 133, Seção VIII, Cap. XIII, Tomo II, das NSCGJSP, incluído pelo Prov. CG 23/2020.
[4] Item 132, Seção VIII, Cap. XIII, Tomo II, das NSCGJSP, incluído pelo Prov. CG 23/2020.
[5] O item 143, Seção VIII, Cap. XIII, Tomo II, das NSCGJSP, incluído pelo Prov. CG 23/2020 estabelece que: “as certidões e informações sobre o conteúdo dos atos notariais e de registro, para efeito de publicidade e de vigência, serão fornecidas mediante remuneração por emolumentos, ressalvadas as hipóteses de gratuidade previstas em lei específica”.
[6] Conforme art. 16 da LRP.
[7] Conforme art. 17 da LRP.
[8] Itens 144 e 144.1, Seção VIII, Cap. XIII, Tomo II, das NSCGJSP, incluídos pelo Prov. CG 23/2020.
[9] Itens 144.2, Seção VIII, Cap. XIII, Tomo II, das NSCGJSP, incluídos pelo Prov. CG 23/2020.
[10] Comunicações sobre as operações imobiliárias à Secretaria da Receita Federal do Brasil – DOI - art. 8º da Lei n. 10.426/2002; §1º, art. 2º do Dec-Lei n. 1.381/1974 e Instrução Normativa RFB 1.112/2010. Comunicações à Prefeituras Municipais sobre os negócios imobiliários – ITBI – par. único do art. 11 da Lei Mun. n. 11.154/1991 e par. único, inciso II, do art. 32 do Dec. Mun. n. 55.196/2014.
[11] §2º do Art. 8º. do Provimento CNJ 89/2019.
[12] Art. 25. do Provimento CNJ 89/2019.
[13] Arts. 22, e 27 do Provimento CNJ 89/2019.

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